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管理文件架构,让制度与流程共存

如何处理制度和流程的关系,以及什么时候用制度,什么时候用流程,是很多流程管理者都为之纠结的问题。

如何处理制度和流程的关系,以及什么时候用制度,什么时候用流程,是很多流程管理者都为之纠结的问题。你可能听过这样的答复:多画流程,少写制度。说了等于没说,是吧?

我对这个问题的看法是:可共存,可互补,从根源解决。


首先,我对制度和流程关系的处理,基于三个假设:

1. 流程无法表达所有的业务活动。

2. 满足一定格式和规范的文件,才可称之为流程文件。

3. 管理体系应该先做好顶层设计,自上而下,从粗到细。

其次,构建业务架构和文件架构的概念。

无论是制度,还是流程,其存在的目的都是为了规范和促进业务的开展,因此都是依附于业务活动(架构)而存在的。同样,无论是制度,还是流程,都属于文件的表现形式之一,因此是可以在管理文件这个框架内进行统一规划的。

将企业的业务活动从抽象到具体地进行分解,直至形成四级业务架构,例如人力资源-招聘-校园招聘-校园招聘需求管理

同样,根据自上而下的体系设计特点,为管理文件架构定义四个层次:

1. 管理政策:基础性、概括性的管理方针和政策;

2. 制度:某一业务或专业领域的总体管理要求;

3. 流程:作为对制度的细化和补充,对某一具体业务或管理活动提出具体的规范和要求;

4. 工作指导书:从确保过程质量的角度,详细描述执行某个事务或活动所需要的详细步骤。


最后,对照业务架构和文件架构,梳理管理文件。

一级业务活动制定政策;二级业务活动制定制度;三、四级业务制定流程或者工作指导书。

举个例子可能比较容易理解:

企业的一级业务活动包括战略管理、营销、研发、供应链、财务、人力资源等;

战略管理的二级业务活动包括:规划管理、(年度)计划管理、组织绩效管理等;

规划管理的三级业务活动包括:中长期规划、情报收集与分析、课题研究、对标管理;

中长期规划的四级业务活动包括:规划制定、规划执行与监控、规划调整。

对应业务架构,梳理管理文件如下:

对应一级业务活动战略管理,可以有《战略管理政策》;

对应二级业务活动规划管理,可以有《战略规划管理制度》;

对应三级业务活动中长期规划,可以有《中长期规划管理流程》;

对应四级业务活动规划制定,可以有《规划制定流程》或《规划制定工作指导书》。

这样做有什么好处?

1. 解决了制度和流程如何共存、如何配合的问题;

2. 其次可以对管理文件建立一个全局性认识(整个企业到底有多少管理文件),利于管理文件的增补、修订;

3. 文件实现模块化,便于更新和维护(越上级的文件越概括、越稳定,更新会更多的发生在下级的流程和工作指导书);

4. 可以为不同层级管理文件的编写,提供具体的模版、参考和指导,真正解决管理文件编写者的困扰。

这样会不会有很多管理文件?

是的,某些情形下可能存在比较多的管理文件。但管理文件的多少,完全取决于业务的复杂程度。

例如一个只有5个一级业务活动的小规模企业,如果三级业务大多比较简单、不需要设计流程,而可以由二级业务对应的制度直接覆盖的话,管理文件其实只有十来份就可能足够了。

但如果一个有10个一级业务,40个二级业务,200个三级业务的中型企业来讲,要实现规范化和精细化管理,做到凡事有章可循、有法可依,上百份甚至数百份的管理文件相信也并不过分。关键在于每份文件都与业务架构中的主要业务活动相对应,并有着独立存在的必要。

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